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Ablauf

Raumnutzung

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Fristen und Vorgaben

Coachingtermine

  • Wann vereinbare ich den ersten Termin mit einer neuen teilnehmenden Person?

    Entscheidest Du Dich einen Klienten oder eine Klientin zu übernehmen, erhälst Du, sobald diese teilnehmende Person im System angelegt wird, eine Nachricht in Deinem Emailpostfach. Du sieht im Berichtswesen im Bereich Coaching Deine aktiven Kund*innen. Wählst Du eine Person an siehst Du unter Informationen den Maßnahmenzeitraum und die Kontaktdaten der teilnehmenden Person. Bitte setze Dich zeitnah mit der teilnehmenden Person in Verbindung, um einen ersten Termin in der Woche des Startdatums zu vereinbaren. 


    Zusätzlich siehst Du im Berichtswesen, wenn Du in einem Coaching-Team arbeitest, unter Informationen / Coaching Deinen Co-Coach sowie erste Impulse aus dem Informationsgespräch unter Notizen / Gesprächsprotokolle.


    Beide Coachs starten direkt in der ersten Woche! Falls Du nicht direkt jemanden erreichst, nutze alle Dir möglichen Kanäle. Bitte bedenke dabei: Unsere Klienten und Klientinnen sind gerade wegen ihrer psychosozialen Hemmnisse bei uns. Hierzu gehören Hürden wie soziale Ängste, Antriebsminderung, Vermeidungstendenzen, fehlende Tagesstruktur, o.ä. Sie benötigen also unsere und hier Deine Unterstützung, um den Coachingsprozess positiv für sich nutzen zu können. 


    Der erste Termin einer jeden Coaching-Maßnahme muss zwingend in der ersten Woche nach dem Startdatum stattfinden.


    Ist dies nicht möglich, da z.B. die teilnehmende Person nicht erreichbar ist oder Du erkrankst, ist eine Rückmeldung durch Dich an mich dringend notwendig. Hier muss meinerseits der Gültigkeitszeitraum des Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheins (AVGS) überprüft werden, da es sonst zu einer fehlenden Abrechenbarkeit der gesamten Beratungseinheiten (UEs) dieser Maßnahme kommen kann.

  • Was muss ich bei der Terminvereinbarung beachten?

    Du kannst die Terminvereinbarung als freier Mitarbeiter selber gestalten und diese an Deine weiteren Verpflichtungen anpassen. 


    Wichtig hierbei sind aber einige zwingende Vorgaben:


    • Die Bedürfnisse der teilnehmenden Person werden, soweit dies möglich ist, beachtet.
    • Die beiden Termine des Coachings sollen an unterschiedlichen Tagen statfinden.
    • Die mögliche Coaching- respektive Betreuungszeit liegt zwischen 7 und 19 Uhr werktags. Außerhalb dieser Zeit sowie an Feiertagen und Wochenenden sind die Coaching- und Betreuungstermine nicht abrechenbar.
    • Es finden pro Woche über den gesamten Zeitraum der Maßnahme 2x2 Beratungseinheiten (UE) statt. Augefallene Termine sind von den Coachs selbstständig vor- oder nachzuplanen.

  • Wie funktioniert die digitale Unterschrift?

    Jeder durchgeführte Termin wird durch die teilnehmende Person unterschrieben. 


    Nachdem Du im Bereich Coaching einen stattgefundenen Termin (Session) dokumentiert hast, findest Du den zu unterschreibenden Termin im Bereich Unterschriften.


    Nun gibt es zwei Möglichkeiten, wie die teilnehmende Person den Termin unterschreiben kann.


    • Bevorzugte Option

    Die teilnehmende Person kann den Termin an Deinem Gerät unterschreiben. Öffne hierfür den Bereich Unterschriften die Unterschriftenseite. Hierzu benötigst Du den PIN der teilnehmden Person, um Sie einzuloggen. Du findest den PIN im Bereich Notizen. Nutze diesen und klicke dann auf Unterschreiben. 


    Nun öffnet sich ein Unterschriftsfeld, in dem die teilnehmende Person unterschreiben kann. Mit Speichern kannst Du diese dann sichern.


    • Alternative Option

    Die teilnehmende Person kann den Termin durch den erhaltenen Zugang an ihrem eigenen mobilen Endgerät unterschreiben. Hierzu benötigt sie den zugesendete PIN, um sich einzuloggen. Diesen hat die teilnehmende Person per Mail erhalten inklusive eines Link zu dem persönlichen Teilnehmerbereich.  Hier wählt die teilnehmende Person den zu unterschreibenden Termin an und kann die eigene Unterschrift mit Unterschreiben und Speichern anlegen und sichern.


    Bitte bedenke, dass nur von der teilnehmenden Person unterschriebene Termine durch Dich abgerechnet werden können. Mit der Unterschrift im Termin an Deinem Gerät bist Du damit auf der sicheren Seite, dass Deine geleistete Arbeit vergütet werden kann.


    Die Unterschrift durch die teilnehmende Person am eigenen Gerät ist allerdings eine gute Möglichkeit, wenn ein Termin digital durchgeführt werden muss oder aber eine kurzfristig abgesagter Termin unterschrieben werden soll. Erläutere am besten der teilnehmenden Person einmalig den Ablauf, damit alles reibungslos funktioniert. Im Bereich Downloads / Digitale Kompetenz findest Du hierzu eine Anleitung, welche den Teilnehmer*innen zu Beginn des Coachings auch durch Sinna zugesendet wurde.



    Wichtig:



    Verändert Ihr nachträglich Zeitpunkt, Thema respektive Bemerkungen löscht das System die Unterschrift der teilnehmenden Person. Mit der Unterschrift hat er diese Bereiche bestätigt und bei einer Änderung wäre diese nun nicht mehr rechtsgültig. Sie muss dann erneut eingeholt werden. Veränderungen im Bereich "Interne Bemerkungen" haben keine Auswirkung auf die Unterschrift.

  • Was ist zwingend notwendig falls in einer Woche kein Termine stattfindet?

    Wenn in einer Woche aufgrund von Krankheit oder Ortsabwesenheit(Urlaub) der teilnehmenden Person oder von Dir kein Termin statfindet, muss dies zwingend mit einer Notiz dokumentiert werden und ein Plan erstellt werden, wie die ausgefallenen Termine nachgeholt werden können.


    Kannst Du die teilnehmende Person nicht erreichen oder jeder mögliche Termin wird Dir zeitnah abgesagt oder nicht bestätigt, muss auch dies zwingend mit einer ausführlicheren Notiz dokumentiert werden. Erläutere und beschreibe hier die Gründe des Nicht-Stattfindens und vor allem Deine Bemühungen. So können wir bei einer Prüfung nachweisen, dass von unserer Seite die Bereitschaft zu einem Termin gegeben war und wir unsere Pflichten als Träger und Du als ausführender Coach erfüllt haben. 

  • Welche wichtige Unterschrift ist im ersten Termin zu leisten?

    Zusätzlich zu der Dokumentation durch Dich und der Unterschrift des ersten Termins durch die teilnehmende Person, kontrolliere bitte im ersten Termin, ob die teilnehmende Person den Maßnahmevertrag unterschrieben hat. Hierzu bekommt der/die Teilnehmer*in eine Aufforderung per Mail. Da aber einige unserer Teilnehmer*innen Schwierigkeiten unterschiedlichster Art im digitalen Bereich aufweisen, kann es sein, dass sie hier uNterstützung benötigen.


    Schaue also bitte im Bereich Informationen / Dokumente einmal nach ob der Vertrag unterschrieben ist. Falls dies nicht der Fall ist kannst Du auf die drei Punkte rechts klicken und die fehlende Unterschrift anwählen und die teilnehmende Person an Deinem Gerät diese Unterschrift leisten lassen (Wie Das genau funktioniert, findest Du unter "Wie funktioniert die digitale Unterschrift?). Dies ist eine zwingende Voraussetzung damit das Caoching auch abgerechnet werden kann.

  • Was beachte ich bei meinem letzten Termin mit der teilnehmenden Person?

    Begleitest Du den allerletzten Termin mit der teilnehmenden Person, führst Du die anonyme Befragung anhand des Feedbacklinks mit dem Klienten oder der Klientin durch. Hierzu erhälst Du vorab eine Erinnerung sowie Informationen unserer Teamassistenz. 


    Hier der entsprechende aktuelle Link:


    https://easy-feedback.de/TN-umfrage1/1910587/O8cLee


    Warst Du in einem Coachingteam, bitte die teilnehmende Person auch noch diesen Feedbacklink zu dem zweiten Coach auszufüllen:


    https://easy-feedback.de/TN-umfrage2/1925937/KFxjWu


    Beide Coachs besprechen Ihren Teil des Berichts in ihrem jeweils letzten Termin.


    Im allerletzten Termin unterschreibt die teilnehmende Person sowie der Coach den Bericht.

  • Was muss ich machen bei einer rechtzeitigen Terminabsage?

    Sagt Dein Klient oder Deine Klientin einen Termin rechtzeitig, also mehr als 24 Stunden vorher, ab, suchst Du mit der teilnehmenden Person einen zeitnahen Ersatztermin. Eine Abrechnung des frühzeitig abgesagten Termins ist nicht möglich, da für Dich die Möglichkeit einer Terminumplanung besteht.

  • Welche Schritte sind bei einer kurzfristigen Terminabsage notwendig?

    Sagt Dein Klient oder Deine Klientin Euren bestätigten Termin kurzfristig, also weniger als 24 Stunden vorher, ab oder erscheint nicht zum Termin, kannst Du den Termin vollumfänglich abrechnen.


    Bitte achte dabei auf eine korrekte und umfangreiche Dokumentation. Nur so kann dieser Termin in Rechnung gestellt werden:


    • Trage den Termin im Berichtswesen mit dem vollen Umfang von 2 Beratungseinheiten (UE) unter Coaching / Abwesenheit ein. Mehr als die in der Maßnahme zertifizierten Einheiten pro Termin können unentschuldigt nicht abgerechnet werden. 
    • Wähle als Titel eine prägnante Beschreibung wie "Kurzfristige Absage durch den TN", "TN erscheint nicht zum Termin"aus.
    • Dokumentiere genau den Grund und den Zeitpunkt der Absage - gerne auch mit den erhaltenen Nachrichten als Zitat sowie eventuelle Bemühungen Deinerseits den Termin doch noch möglich zu machen (digitale Durchführung, aufsuchender Termin, verspäteter Beginn und damit kürzerer Termin). Bitte bedenke auch hier wieder: Unsere Klienten und Klientinnen sind gerade wegen ihrer psychosozialen Hemmnisse bei uns. Hierzu gehören Hürden wie soziale Ängste, Antriebsminderung, Vermeidungstendenzen, fehlende Tagesstruktur, o.ä. Sie benötigen also unsere und hier Deine Unterstützung, um den Coachingsprozess positiv für sich nutzen zu können. 
    • Wenn die teilnehmende Person nicht erscheint, dokumentiere Deine Bemühungen sie oder ihn zu erreichen.
    • Weise die teilnehmende Person bei einem krankheitsbedingten Ausfall auf die Notwendigkeit einer AU hin und dokumentiere dies. Die AU lädst Du bitte im Bereich Informationen / Dokumente als PDF hoch. 
    • Bitte beachte, dass ein kurzfristig abgesagter Termin nur mit einer Unterschrift der teilnehmenden Person abrechnungsfähig ist. Hole diese gerne digital über den Teilnehmerbereich der Teilnehmerin oder des Teilnehmers ein (siehe "Wie funktioniert die digitale Unterschrift?") oder falls die Person mit digitalen Aufgaben überfordert ist, lasse Sie direkt bei Eurem nächsten Treffen unterschreiben.
    • Bitte beachte auch, dass bei drei kurzfristig abgesagten Terminen (diese müssen nicht zwingend nacheinander sein) der psychosoziale Coach zwingend die Fachkraft des Kostenträgers informieren muss. Nutze hierfür  unter Notizen / Gesprächsprotokolle die Vorlage Information Kostenträger über eingeschränkte Terminwahrnehmung. 

Dokumentation

  • Was dokumentiere ich im Berichtswesen bei einem Termin?

    Bei jedem Termin trägst Du diesen im Beisein der teilnehmenden Person im Berichtswesen im Bereich Coaching / Session dokumentieren ein. Du dokumentierst dann in den letzten 5 Minuten des Termins mit dem Klienten beziehungsweise der Klientin gemeinsam die Inhalte des Coachings respektive der Betreuung. Nutze dies gerne als Reflexion der Coaching- beziehungsweise Betreuungseinheit. Lasse dann den Termin durch die teilnehmende Person direkt unterschreiben (wie das genau geht, findest Du unter "Wie funktioniert die digitale Unterschrift?". Falls noch offene nicht unterschriebene Termine vorliegen (zum Beispiel bei einer kurzfristiger Absage), lasse diesen bitte auch unterschreiben. 


    Im Rahmen des Resilienzcoachings wird durch die Auswahl einer der sieben Säulen der Resilienz als Oberthema im Bereich Bemerkungen ein allgemeiner Überblick sowie die zertifizierten Inhalte dokumentiert. Dokumentiere individuell im Bereich Interne Bemerkungen. Beachte immer eine Arbeitsmaktorientierung im Blick zu haben respektive diese auch zu dokumentieren.


    Im Rahmen des Betreuungscoachings gibt es keine inhaltlichen Vorgaben. Wir unterstützen die teilnehmenden Personen in sämtlichen psychosozialen Belangen und wenn möglich bei der Orientierung in den Arbeitsmarkt. Finde einen prägnanten Titel für jeden Termin und trage diesen unter Bemerkungen ein. Beschreibe detaillliert die behandelten Inhalte unter Interne Bemerkungen.


    Denke daran: nur dokumentierte (eingetragener Termin + ausformuliertes Sitzungsprotokoll) und unterschriebene Termine können am Monatsende abgerechnet und damit in Rechnung gestellt werden.


    Zusätzlich erstellst Du einen Abschlussbericht. Diesen findest Du im Bereich Informationen / Dokumente. Über den Stift kannst Du diesen jederzeit bearbeiten und Deine Änderungen speichern. Bitte nicht Dokument absenden wählen, denn dann kann der Bericht nicht mehr verändert werden. Dies geschieht erst nach der Berichtskontrolle durch uns, damit der Bericht unterschriftsbereit zum letzten Termin vorliegt.

  • Was genau sind Ressourcen und wie verschriftliche ich diese?

    Beachte bitte grundsätzlich bei der Dokumentation: Wenn es sich um

    Beschreibungen der teilnehmenden Person handelt, nutze Formulierungen wie „der Teilnehmer / die Teilnehmerin berichtet, nach den Angaben der Teilnehmerin / des Teilnehmers“ sowie den Konjunktiv. Erstelle den Bericht außerdem in ausformulierten Sätzen und schreibe Abkürzungen aus.


    Die Bereiche Fähigkeiten und Ressourcen werden im Laufe der kompletten Coachingsperiode und Betreuungszeit von beiden Coachs oder dem/der Betreuer*in gefüllt.


    Hierbei werden persönliche Ressourcen (auszufüllen durch den psychosozialen Coach) und berufliche Ressourcen (auszufüllen durch den Jobcoach) unterschieden und beschrieben.


    Jede Ressource respektive Fähigkeit wird beschrieben.Wo genau zeigt sich diese Ressource /Kompetenz? Wie ausgeprägt ist sie? Was macht sie aus? Ressourcen und Kompetenzen werden positiv formuliert. Hier ist kein Platz für Probleme ;-) Benenne hier interne Ressourcen und Kompetenzen wie persönliche Eigenschaften, berufliche Kenntnisse und Stärken, aber auch externe Ressourcen und Kompetenzen wie helfende Personen und Institutionen, positive soziale Kontakte, individuelle Vorteile und Benefits (z.B. Führerschein, Motorisierung, gute Wohnlage, toller Vermieter, digitale Ausstattung).

  • Wie beschreibe ich eine Hemmnis?

    Beachte bitte grundsätzlich bei der Dokumentation: Wenn es sich um

    Beschreibungen der teilnehmenden Person handelt, nutze Formulierungen wie „der Teilnehmer / die Teilnehmerin berichtet, nach den Angaben der Teilnehmerin / des Teilnehmers“ sowie den Konjunktiv. Erstelle den Bericht außerdem in ausformulierten Sätzen und schreibe Abkürzungen aus.


    Den Abschlussbericht findest Du im Bereich Informationen / Dokumente. Über den Stift kannst Du diesen jederzeit bearbeiten und Deine Änderungen speichern. Bitte nicht Dokument absenden wählen, denn dann kann der Bericht nicht mehr verändert werden. Dies geschieht erst nach der Berichtskontrolle durch uns, damit der Bericht unterschriftsbereit zum letzten Termin vorliegt.


    Hemmnisse respektive Herausforderungen und Ziele beziehungsweise Zielzustände werden in den ersten 2-3 Terminen durch beide Coachs oder der/die Betreuer*in mit der teilnehmenden Person formuliert, nicht erst am Ende des Coachings oder der Betreuung. Formuliere hierbei jedes Hemmnis einzeln auf einer neuen Berichtsseite.


    Zum einen professionalisierst Du durch den zu Beginn mit den Klienten und Klientinnen gefassten Handlungsplan Deine Arbeit. Zum anderen wird Eure gemeinsame Arbeit auch für die teilnehmende Person transparent und bietet ihr dadurch viel stärker die Möglichkeit der aktiven Mitarbeit - genau das, was wir fördern möchten. Erarbeite zunächst mit der teilnehmenden Person, welche Hürden in dem individuellen Leben vorliegen. Welche Problemlagen und Hemmnisse verringern die Lebensqualität und verhindern eine komplette Teilhabe? Führe jede Problemlage einzeln auf und beschreibe sie.

  • Wie formuliere ich SMARTe Ziele?

    Zu jedem Hemmnis passend formulierst Du dann einen gewünschten Zielzustand und hierzu eventuelle Teilziele. Diese Ziele erarbeitest Du mit der teilnehmenden Person.


    Ziele sind Aussagen über angestrebte Zustände in der Zukunft - im Präsens und positiv formuliert (hier also nicht die Verben "sollte, wird, möchte", sondern "ist, hat"), die durch entsprechendes Verhalten und geplante Maßnahmen erreicht werden sollen. Diese Ziele dienen der Definition des Hilfebedarfs und sind die Arbeitsgrundlage für den gemeinsamen Prozess. Ziele, die im Einvernehmen mit dem Klienten vereinbart werden, bilden den Grundstein für eine personenzentrierte Leistungserbringung.


    Das formulierte Ziel sollte den SMART-Kriterien entsprechen:


    • Spezifisch: Konkret, klar und präzise ; Ziele nicht allgemeiner Natur, sondern Ausdruck der besonderen Situation des Einzelfalles
    • Messbar: Anhand von festgelegten Kriterien überprüfbar; unbestimmte Begriffe, wie z.B. eventuell, vielleicht, regelmäßig, bedarfsgerecht, angemessen, besser, schneller, regelmäßig, sollten vermieden werden

    Eine idealtypische Umsetzung der Zieldefinition nach dem Prinzip „Ein Ziel

    beschreibt den anzustrebenden Zustand“ ist insbesondere bei emotionalen und psychische Entwicklung und der Gestaltung sozialer Beziehungen schwierig. Diese Ziele werden von Fachkräften häufig mit der Beschreibungen emotionaler Zustände (z.B. Sicherheit und Selbstbewusstsein im Umgang mit familiären Konflikten) oder weicher Skills (z.B. Steigerung der Sozialkompetenz) definiert. Die Erreichung solcher Ziele ist nur schwer zu überprüfen und somit nicht messbar, was wiederum den SMART-Kriterien nicht entspricht. In diesen Fällen wird die Verankerung der Indikatoren in der Zielformulierung empfohlen, um die Messbarkeit der Zielerreichung sicherzustellen. Der Begriff „Indikator“ kann mit „Hinweis“ übersetzt werden. Anhand von Indikatoren lässt sich feststellen, ob ein bestimmter Sachverhalt eingetreten ist. So könnte z.B. der Besuch eines Sozialkompetenztrainings ein Indikator dafür sein, dass sich die soziale Kompetenz verbessert hat. Auch die Skalierung einer Fähigkeit oder Emotion ist denkbar.



    • Attraktiv: Das Ziel sollte motivierend und anspruchsvoll sein; wichtig ist, dass der Klient das Ziel selbst akzeptiert (deswegen gemeinsam erarbeiten ;-))
    • Realistisch: Ziele sollten widerspruchsfrei und erreichbar sein und sollten den Klienten nicht überfordern und die Möglichkeiten des Leistungsrahmens berücksichtigen; beachtet hier den vorgegebenen Coachingzeitraum aufgrund der Bewilligung
    • Terminiert: Ziele müssen zeitlich eingegrenzt werden und es muss ein fester Zeitpunkte der Zielerreichung bzw. –überprüfung festgelegt werden

    Bei der Terminierung der Zielerreichung gibt es zwei Möglichkeiten, diese zum Ausdruck zu bringen. Zum einen geht dies über die konkrete Monats- und Jahresangabe. Dies macht direkt und unmissverständlich deutlich, bis wann das Ziel erreicht werden sollte. Zum anderen kann die Terminierung über die Benennung eines Zeitraumes erfolgen, innerhalb dessen das Ziel erreicht werden soll. Diese Art der Terminierung ist bei Klienten zu bevorzugen, die sich leicht unter Druck gesetzt fühlen. Inhaltlich ist genau dasselbe gemeint, wie bei einer Monats- und Jahresangabe, es führt aber bei manchen Klienten zu einer höheren Akzeptanz. Beide Möglichkeiten der Terminierung sind richtig und können je nach fachlicher Einschätzung, was bei dem Klienten höhere Akzeptanz findet, verwendet werden.


  • Welche Arten von Zielen gibt es?

    Im Hinblick auf Zielarten wird zwischen Änderungs- und Erhaltungszielen unterschieden. Eine Veränderung, die der Klient erreichen will, ist ein Änderungsziel. Wenn die aktuelle Situation erhalten bleiben soll, ist dies ein Erhaltungsziel. Erhaltungsziele dienen dazu, einen aktuellen Zustand oder eine Situation aufrecht zu erhalten, da eine Verschlechterung droht. Bei Erhaltungszielen kann der Verzicht auf die zeitliche Dimension sinnvoll sein, wenn die mit einem Datum eventuell suggerierte Endlichkeit des zu haltenden Zustandes bei dem Klienten Ängste schüren könnte.


    Achte auch darauf, dass die durch Dich formulierten Ziele  sich bestenfalls mit den durch den Co-Coach erarbeiteten Zielen

    ergänzen, sich nicht wiederholen und auf gar keinen Fall widersprechen. 

  • Wann kontrolliere ich die Zielerreichung?

    Die Feststellung der Zielerreichung nach Ablauf eines Bewilligungszeitraums ist nur bei einer konkreten und terminierten Zielformulierung überhaupt möglich, was wiederum die Grundlage für eine realistische Bedarfsbemessung und Zielformulierung weiterer Hilfeleistungen darstellt. Eine Aussage über den Grad der Zielerreichung ist nur bei deren Überprüfbarkeit möglich.



    Beachte bitte auch bei den Ergebnissen: Wenn es sich um

    Beschreibungen der teilnehmenden Person handelt, nutze Formulierungen wie „der Teilnehmer / die Teilnehmerin berichtet, nach den Angaben der Teilnehmerin / des Teilnehmers“ sowie den Konjunktiv. Erstelle den Bericht außerdem in ausformulierten Sätzen und schreibe Abkürzungen aus.


    Da die Bereiche Ressourcen, Herausforderungen und gewünschte Zielzustände vor allem zu Beginn sowie im Verlauf des Coachings und der Betreuung befüllt werden, sind am Ende der gemeinsamen Arbeit vor allem die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit und die Handlungsempfehlungen im Abschlussbericht durch beide Coachs oder den/die Betreuer*in  noch zu verfassen. Hier beschreibst Du im Detail inwieweit ihr die gesetzten Ziele vom Beginn erreichen konntet. Beziehe Dich bitte hier nur ganz konkret auf die formulierten Ziele. Wenn etwas nicht erreicht werden konnte, warum konnte die Handlungsplanung nicht umgesetzt werden? Was genau und in welchem Umgang konnte das Ziel erreicht werden, welche Schritte konnten gegangen werden? Welche Teilziele sind erreicht worden? Beschreibe die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit jeweils passend zu jedem formulierten Hemmnis respektive Ziel.

  • Welche Empfehlungen kann ich im Anschluss an das Coaching geben?

    Innerhalb des Feldes Handlungsempfehlungen im Abschlussbericht  formulieren beide Coachs oder der/die Betreuer*in zum Ende der Maßnahme Empfehlungen für die weitere Entwicklung der teilnehmenden Person. Diese sollten im besten Fall mit dem Klienten beziehungsweise der Klientin gemeinsam erarbeitet worden sein, aber auf alle Fälle mit ihm / ihr besprochen werden. Dies können bespielhaft Anschlussmaßnahmen, Handlungsempfehlungen für die teilnehmende Person sowie weitere Anbindungen sein. Hier kannst Du auch Bezug nehmen auf nicht erreichte oder nur teilweise erreichte Ziele Deiner Handlungsplanung. Was braucht es noch, um diese zu erreichen?

Ablauf der Maßnahmen

  • Wie viele Beratungseinheiten werden im Coaching durchgeführt?

    In jeder Maßnahme des Team Schneppers sind pro Woche 2 x 2 Beratungseinheiten (UEs) vorgesehen. 


    Einzig die Laufzeit der einzelnenen Maßnahmen unterscheiden sich. Das integrative Resilienzcoaching läuft über 10 Wochen und das integrative Resilienzcoaching - Intensiv sowie das ganzheitliche Betreuungscoaching laufen über 20 Wochen.


    In Deiner Auftragserfüllung ist es wichtig und verpflichtend, dass Du als Coachs auf die Einhaltung der zu leistenden Beratungseinheiten (UEs) achtest. Unsere Teamassistenz sendet Dir einmal im Monat eine aktuelle Übersicht Deiner geleisteten Einheiten und eventuellen Rückständen zu. Melde Dich bitte bei groben Auffälligkeiten (das heißt bei mehr als 4 noch nachzuholenden Beratungseinheiten) innerhalb von 48 Stunden bei mir zurück, damit wir eventuell gemeinsam nach einer Lösung schauen können. 


    Dies soll Dich bestmöglich unterstützen, Deine Klienten und Klientinnen vollumfänglich zu unterstützen. Sie und auch Du profitieren von der kompletten Nutzung aller möglichen Beratungseinheiten. Unabhängig davon sind wir durch die Zertifizierung in der Auftragserfüllung verpflichtet den vollen Umfang zu ermöglichen. Plane also bitte frühzeitig, wie und wann Du ausgefallene Einheiten oder Zeiten, in denen Du nur eingeschränkt verfügbar bist (Urlaub, o.ä.) vor- oder nacharbeitest. 


    In unseren Maßnahmen sind pro Woche 2 x 2 Beratungseinheiten (UEs) durchzuführen. Bist Du alleine für die teilnehmende Person zuständig, vereinbarst Du also 2 Termine mit je 2 UEs in der Woche. Arbeitest Du im Coachingteam machst Du mit der/dem Teilnehmer*in einen termin mit 2 UEs in der Woche aus. 


    Denke bitte daran, wenn in einer Woche keine Einheiten stattfinden können, in einer kurzen Zwischennotiz die Gründe zu dokumentieren. Bei Verhinderungsgründen der teilnehmenden Person bedenke im Resilienzcoaching  auch immer die Möglichkeit der digitalen Durchführung. Dies kann oft eine gute Alternative sein und verhindern, dass Beratungseinheiten nicht wahrgenommen werden. Verhindere bitte, dass mehrere UEs am Ende der Maßnahme nachgearbeitet werden müssen, dies löst meist bei allen Beteiligten Stress aus. Und es ist wie mit Weihnachten…. Das Ende der Maßnahme kommt nicht plötzlich und kann demnach gut eingeplant werden ;-)

  • Wie und wo können die Termine stattfinden?

    Im Rahmen des Coachings können die Termine in den zertifizierten Coachingräumen (Kürten, Lüdenscheid und Iserlohn), als aufsuchende Begleitung zu externen Terminen und als Walk-and-Talk-Einheiten stattfinden. 


    Auf Wunsch des Klienten oder der Klientin können im Resilienzcoaching die Termine auch digital stattfinden. Die digitale Durchführung ist explizit nicht zur Reduktion unseres Aufwands gedacht, sondern als Erleichterung für die Teilnehmenden und als Option bei schwierigen Situationen. 


    Im ganzheitlichen Betreuungscoaching können und sollen die Termine, wenn die teilnehmende Person sich dies wünscht, auch in der häuslichen Umgebung der teilnehmenden Person stattfinden. Auch eine aufsuchende Begleitung zu externen Terminen sowie Walk-and-Talk-Einheiten sind möglich. Eine digitale Durchführung der Termine ist hier nicht vorgesehen.

  • Welche Plattform nutze ich zur digitalen Durchführung eines Termins ?

    Im Rahmen des Resilienzcoachings ist eine digitale Durchführung der Termine möglich. Dies ist hilfreich zum Beispiel bei ansteckenden Erkrankungen der Teilnehmenden oder der Coachs, welche eine Durchführung in Präsenz verhindern, falls sich die erkrankte Person fit genug für einen digitalen Termin fühlt. Auch bei Antriebsschwierigkeiten oder organisatorischen Problemen der Klienten und Klientinnen ist dies hilfreich. Es ist ausdrücklich nicht zur Erleichterung unserer Arbeit gedacht, sondern um für die Teilnehmer und Teilnehmerinnen möglichst flexibel agieren zu können.



    Die digitale Durchführung kann DSGVO-konform mit Jitsi Meet durchgeführt werden. Bei der Nutzung der Plattform auf einem Tablet oder Smartphone ist zum Teil die App (Jitsi Meet, kostenfrei im AppStore) hilfreich. 

  • Welche Inhalte werden im Resilienzcoaching behandelt?

    Im Rahmen des Coachings wird basierend auf den sieben Säulen der Resilienz – Realistischer Optimismus, Akzeptanz, Lösungsorientierung, Selbstwirksamkeit, Selbstfürsorge, Netzwerkorientierung und Zukunftsplanung – unter Berücksichtigung der persönlichen Situation an den individuellen Möglichkeiten des beruflichen Wiedereinstiegs gearbeitet. Die jeweiligen Inhalte der Teilaspekte (Detailliertere Infos siehe Resilienzcoaching) werden automatisch bei der Dokumentation eines Termins und der Auswahl unter Bemerkungen eingefügt.


    Zusätzlich muss durch den Jobcoach aufgrund der Arbeitsmarktorientierung mindestens ein berufliches Ziel verfolgt werden - hierzu sollte wenigstens ein Lebenslauf erstellt oder mit einem Analysetool zur beruflichen Perspektivbildung gearbeitet werden. Gerne auch beides ;-)


    Die Analysetools findet Ihr im Downloadbereich unter Analysetools.


    Der Lebenslauf sollte der teilnehmenden Person am Ende des Coachings digital und analog vorliegen.

  • Was muss im Betreuungscoaching beachtet werden?

    Im Rahmen der ganzheitlichen Betreuung kann, muss aber keine Arbeitsmarktorientierung verfolgt werden. Oft ist die Klientel mit vielen Herausforderungen weiter weg von der Erwerbsfähigkeit als andere teilnehmende Personen. Hier gilt es kleinschrittige Ziele Richtung Erwerbstätigkeit zu verfolgen.


    Der betreuende Coach füllt innerhalb der ersten zwei bis drei Terminen zur Feststellung der aktuellen Situation unter Notizen / Gesprächsprotokoll die Vorlage Fragebogen Kompetenzanalyse 16k-Maßnahmen gemeinsam mit der teilnehmenden Person aus.

  • Wo finde ich die konkrete Zielvereinbarung des Coachings?

    Aktuell werden in Lüdenscheid AVGS zum Teil  nur in Verbindung mit einer konkreten verbindlichen Zielvereinbarung ausgegeben. Dies ist dann von Dir als Coach und der teilnehmenden Person zwingend zu verfolgen.


    Ist dies der Fall findest Du die entsprechende Zielvereinbarungen dokumentiert im Bereich Zielvereinbarungen. Bitte beachte diese und kommuniziere offen mit der teilnehmenden Person, damit sie sich aktiv an der Erreichung dieser Ziele beteiligen kann.


    Natürlich können im Coaching auch weitere ergänzende Ziele verfolgt werden.

Raumnutzung

  • Wie buche ich einen Raum für einen Coachingtermin?

    Die Raumbuchung findet in Lüdenscheid und Iserlohn über den / die Google-Kalender statt. 


    Hierzu einige wichtige Punkte, damit wir zum einen den Datenschutz gewährleisten und alle Kolleg*innen effektiv einen Raum für Ihre Termine buchen können:



    • Trag bitte Deine Termine konkret für die von Dir begleiteten Teilnehmenden ein. Dies kannst Du gerne durch einen Serientermin für die ganze Laufzeit machen. Für die Teilnehmenden ist es für ihre eigene Strukturierung oft hilfreich feste Terminzeiten in der Woche zu haben, wenn das möglich und praktikabel ist. Achte aber auch darauf nicht über die Laufzeit hinaus Termine zu blocken.

    Das bedeutet: Keine pauschale Blockung von ganzen Tagen, damit alle Kolleg*innen Optionen zur Buchung von Zeitfenstern haben.


    • Tragt Eure Termine bitte mit folgendem Formattitel ein:

    „ersten beiden Buchstaben des Nachnamens der teilnehmenden Person / Euer Kürzel bzw. Eure Initialien“ - Bsp.: "Hö/TS"



    • Gerne könnt ihr zwischen den Terminen Pausen von maximal 30 Minuten einplanen – längere Pausen blockieren die Räume für die anderen Kollegen zu umfangreich.

    • Wenn Euch Termine abgesagt werden, löscht die blockierten Zeiten im Kalender zeitnah, damit ein*e Kolleg*in die Option hat das freigewordene Zeitfenster zu buchen.

    • Der Google-Kalender erzeugt keine Fehlermeldung, wenn ein Raum doppelt gebucht wird. Achtet also bitte selbstständig darauf, ob der von Euch gewählte Raum auch wirklich frei ist.

    • Ändert oder löscht keine Termine der anderen Coachs 😉

    Falls Du noch Kund*innen über den Kooperationspartner der BSG betreust, kannst Du die Termine zusätzlich im BSG-Kalender eintragen. Dadurch erhalten Sie eine Terminerinnerung, ab dem 1.3.2025 buchst Du dadurch aber keinen Raum mehr.

  • Wie kann ich den Raum in Kürten nutzen?

    Parksituation


    • Vor dem Raum in Kürten finden sich zwei Parkplätze, sowie die Möglichkeit an der Strasse zu parken
    • Bitte nutze nur diese Parkplätze und nicht die privaten Stellplätze am unteren Teil des Gebäudes

    Betreten des Raumes in Kürten


    • Hachenberger Weg 100, 51515 Kürten
    • Du findest im Eingangsbereich vor der Tür eine Schlüsselbox - hast Du den Schlüsselcode noch nicht, spreche mich bitte an
    • Bitte schließe die Eingangstür beim Verlassen des Gebäudes wieder ab, lege den Schlüssel zurück in die Schlüsselbox, verschließe diese und verdrehe die Zahlen

    Eingangsbereich Kürten


    • Im Eingangsbereich findest Du eine Kaffee-/Teemaschine
    • Milch und Kaffee findet sich in den weißen Behältern mit der goldenen Schrift 
    • Zucker, Löffel und Tassen stehen bereit
    • Nachfüllpakete sowie Teekapseln sind in den Schränken unter der Maschine 
    • Bei einer Teekapsel entferne bitte den kleinen Folienverschluss vor der Zubereitung
    • Bitte gib Bescheid, wenn die Vorräte zur Neige gehen
    • Biete auch gerne unseren Teilnehmenden etwas zu trinken an
    • Eine Karaffe für Leitungswasser steht bereit, Du kannst diese im Coaching-Raum auffüllen.

     

    Coaching-Raum in Kürten


    • Bitte stelle das benutzte Geschirr in den mittleren Schrank - Falls mal kein sauberes Geschirr mehr vorhanden ist, findest Du hier als Notfalllösung auch Spülmittel und ein Abtrockenhandtuch
    • Bitte entsorge benutze Kapseln ins Glasgefäß und spüle den Kapselbehälter der Kaffeemaschine kurz durch
    • Lüfte gerne zwischen Deinen Terminen den Raum zum Aerosolaustausch
    • Wenn Du den Raum verlässt, schließe bitte das Fenster, schalte das Licht aus und lasse die Raumtür offenstehen
    • Bitte entsorge den Papiermüll im Mülleimer

    WC Kürten


    • Im Schrank unter dem Waschbecken findest Du Klopapierrollen und frische Handtücher zum Abtrocknen der Hände – Bitte gib auch hier Bescheid, wenn die Vorräte zur Neige gehen
    • Einmal benutzte Handtücher bitte in den Wäschekorb unter das Waschbecken legen
    • Lasse bitte das Fenster im WC geöffnet

    WLAN Kürten


    • In der linken Schublade des Schreibtischs findest Du den Zugang zum BSG-WLAN für die Arbeit im Coaching-Raum

  • Was muss ich bei der Raumnutzung in Lüdenscheid beachten?


    Parksituation


    • Unser erster Stellplatz ist direkt hinter dem Tor auf der rechten Seite
    • Du findest einen weiteren Stellplatz  vor dem Tor auf der rechten Seite
    • Beide Stellplätze sind mit einem Schild gekennzeichnet

    Betreten der Räume in Lüdenscheid 


    • Gartenstrasse 49, 58511 Lüdenscheid
    • Das Tor sowie die Haupttür des Gebäudes (linkes Gebäude) kannst Du mit dem Transponder öffnen
    • Die Räume befinden sich im Erdgeschoss
    • Raum 1 ist der erste Raum auf der linken Seite
    • Raum 2 ist der zweite Raum auf der rechten Seite
    • Die Toiletten findest Du den Gang entlang auf der rechten Seite
    • Die Teeküche ist auf der linken Seite
    • Die Schlüssel findest Du in der Schlüsselbox - diese ist gegenüber dem Eingang von Büro 1 - hast Du den Schlüsselcode noch nicht, spreche mich bitte an
    • Schließe die Tür des Coaching-Raumes beim Verlassen wieder ab und lege den Schlüssel zurück in die Box und verdrehe die Zahlen
    • Bitte die Haupttür des Gebäudes beim Verlassen nicht abschließen, da noch andere Firmen inklusive Kund*innen das Gebäude nutzen

     

    Coaching-Raum


    • Du findest in beiden Coachingraum eine Kaffeemaschine sowie einen Wasserkocher
    • Tassen, Löffel, Milch, Zucker, Kaffeepads und Teebeutel findest Du in den Schränken oder in den runden Behältern im Schrank – Bitte gib Bescheid, wenn die Vorräte zur Neige gehen
    • Benutztes Geschirr bitte selbstständig durchspülen und in die Schränke zurückstellen (bitte in der Teeküche spülen, Spüli und frische Geschirrtücher sind in Raum 2) 
    • Entsorge die benutzten Pads und Teebeutel in der Teeküche im Müll
    • Biete auch gerne unseren Teilnehmern etwas zu trinken an
    • Lüfte gerne zwischen Deinen Terminen den Raum zum Aerosolaustausch
    • Wenn Du die Räume verlässt, schließe bitte die Fenster und schalte das Licht aus und drehe die Heizung herunter
    • Die Räume werden nicht vom Reinigungsdienst gereinigt - ich leere die Mülleimer und sauge einmal wöchentlich durch, gerne kannst Du bei Bedarf hier auf die vorhandenen Müllbeutel und den Sauger zurückgreifen

    WLAN


    • In Raum 2 steht der mobile WLAN-Router mit dem ich Euch in den Räumen freies WLAN zur Verfügung stelle
    • Auf der Rückseite findet Ihr alle Daten zum Einloggen bzw. einen QR-Code zum Verbinden
    • Bitte gebt die WLAN-Daten nicht an andere auch nicht an unsere Klienten und Klientinnen raus, da wir eine zwar eine ausreichende aber keine unbegrenzte Datenmenge haben

  • Welche Hausregeln gilt es zu beachten?

    • Rauchen ist nur im Außenbereich erlaubt. Innerhalb der Gebäude herrscht Rauchverbot
    • Zur Verfügung gestellte Geräte sowie Coaching-Räume sind pfleglich zu behandeln. Die Räume sind nach Coachingende sauber zu hinterlassen, schließe alle Fenster und Türen, schalte das Licht aus und drehe die Heizung runter.
    • Für persönliche Gegenstände kann keine Haftung übernommen werden

Ansprechpartner

  • Wo finde ich die Kontaktdaten der Mitarbeiter der Kostenträger?

    Im Berichtswesen unter Kostenträger / Kontakte findest Du alle relevanten Kontakte.

  • Warum ist eine verschlüsselte Email-Kommunikation notwendig?

    Aufgrund des Datenschutzes kommunizieren viele Jobcenter und Arbeitsagenturen nur noch über eine verschlüsselte Emailkommunikation. Auf unverschlüsselte Emails erhalten unsere Teilnehmenden und auch wir zum Teil keine Antwort mehr. 


    Um hier einen verlässlichen, sicheren und zeitnahen Austausch zu gewährleisten, verweise bitte bei jeder Kontaktaufnahme auf die Möglichkeit der verschlüsselten Kommunikation über unsere Emailadresse info@team-schnepper.de.


    Dies kannst Du mit folgendem Hinweis sicherstellen: 


    "Möchten Sie per Email auf diese Nachricht antworten, können Sie Ihre Antwort gerne an die verschlüsselte Emailadresse des Team Schneppers info@team-schnepper.de  senden."


  • Wie können die Teilnehmenden das Jobcenters erreichen?

    Für die Kunden und Kundinnen des Jobcenters gibt es die Möglichkeit über jobcenter.digital Ihre Anliegen vorzubringen. Da viele unsere Klienten und Klientinnen Schwierigkeiten bei digitalen Vorgängen haben, kannst Du sie mit den Inhalten folgender Webseite unterstützen:


    https://dasgehtschnell.de/

  • Wann wende ich mich an Ricarda?

    Ricarda ist unsere Teamassistenz des Team Schneppers und unter der Mailadresse richter@team-schnepper.de erreichbar. Sie ist gerade in Elternzeit, hat keine festen Arbeitszeiten und unterstützt uns tatkräftig aus dem Home-Office. Wende Dich an Ricarda,


    • um ihr Deine Rechnung zu senden und wenn es Rückfragen dazu gibt
    • wenn Du den Bericht für einen Klienten oder eine Klientin fertiggestellt hast und sie Korrektur lesen kann.

    Sie ist also Deine Ansprechpartnerin bei Unstimmigkeiten im Berichtswesen, bei der Berichtserstellung und der Rechnungsstellung.

  • Worum kümmert sich Sinna für das Team?

    Sinna ist unsere Teamassistenz des Team Schneppers und unter der Mailadresse boysen@team-schnepper.de erreichbar. Sie studiert, hat keine festen Arbeitszeiten und unterstützt uns tatkräftig aus dem Home-Office. 


    Sinna ist zum einen für den Kontakt mit den teilnehmenden Personen zuständig:


    • Sie informiert diese über den Start des Coachings respektive der Betreuung sowie über die zugewiesenen Fachkräfte und sorgt davor für einen reibungslosen Start der Maßnahmen.
    • Sie versendet zum Ende der Maßnahme die Teilnahmebescheinigungen.

    Sinna wird zum anderen Dich per Mail an verschiedene Dinge erinnern. Hierzu gehören:


    • die  Kontaktaufnahme zum Kostenträger
    • das Ausfüllen des Feedbacklinks durch die teilnehmende Person am Ende eines Coachings

    Sie unterstützt Dich für einen reibungslosen Arbeitsauflauf und die Erfüllung des Arbeitsauftrags, damit eine störungsfreie Honorarzahlung gewährleistet ist. Dies geschieht durch: 


    • die Erstellung einer Übersicht Deiner aktuell geleisteten Beratungseinheiten (UEs) im Vergleich zu den aktuell notwendigen Einheiten, damit Du frühzeitig die Option hast einzuwirken.

  • Welche Aufgaben übernimmt Elisabeth?

    Elisabeth unterstützt die Coachs am Standort Iserlohn. Sie ist Ansprechpartnerin für alle Fragen und Unklarheiten rund um das Jobcenter und die Agentur für Arbeit in Iserlohn. Sie begleitet den Coachingprozess und steht für kollegiale Fallsupervisionen wenn gewünscht bereit.

  • Wann ist Tanja für mein Anliegen zuständig?

    Bei allen Unsicherheiten und Fragen, welche die anderen Ansprechpartner nicht abdecken und welche die FAQ nicht beantworten, bin ich zuständig ;-). Kontaktiere mich auf alle Fälle


    • bei Schwierigkeiten mit der Honorarzahlung
    • wenn es zu Problemlagen oder Unsicherheiten im Coaching kommt
    • in herausfordernden Situationen im Team
    • wenn Du Fragen zu neuen Aufträgen oder Informationen zu Deinen Kapazitäten hast

Einzuhaltene Fristen und Vorgaben

  • Wann nehme ich Kontakt zum Sachbearbeitenden auf?

    Die persönlichen Ansprechpartner unserer Klienten und Klientinnen halten es für sehr wichtig und wissen es zu schätzen, in gewissen zeitlichen Abständen darüber informiert zu werden, wie die Arbeit mit dem Kunden / der Kundin verläuft und wie der aktuelle Stand der Entwicklung ist. Die Kontaktaufnahme sollte nicht nur dann stattfinden, wenn etwas schiefgeht, sondern auch (oder vor allem), wenn einfach ein Austausch oder der Bericht über kleine oder große Erfolge erfolgen soll. Eine gute Beziehung zum Jobcenter sichert definitiv weitere Kundenzuweisungen und schlussendlich unsere Arbeitsplätze und weitere Aufträge.


    Spätestens vier Wochen nach Start des Coachings solltest Du als psychosozialer Coach auf alle Fälle Kontakt zum Jobcenter oder der Arbeitsagentur aufnehmen. Unsere Teamassistenz erinnert Dich drei Wochen nach Beginn der Maßnahme daran. Im einem 20-wöchigen Coaching sollte dann erneut eine Kontaktaufnahme nach 12 Wochen stattfinden.  Die zuständige Sachbarbeiterin findest Du im Berichtswesen im Bereich Informationen / Gutscheine. Die Kontaktdaten sämtlicher aktueller Mitarbeiter findest Du im Bereich Kostenträger / Kontakte. Spreche Dich hierfür inhaltlich mit Deinem Co-Coach ab, damit die Kommunikation koordiniert und professionell ist und wirkt.


    Macht diese Kontaktaufnahme günstigerweise gemeinsam mit Deinem Klienten / Deiner Klientin bei dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin des Jobcenters /der Arbeitsagentur, um eine erste Rückmeldung zu geben. Falls ein gemeinsames Gespräch mit der teilnehmenden Person nicht möglich ist, kläre vorher ab, welche Punkte im Gespräch thematisiert werden sollen oder schreibt gemeinsam eine E-Mail. So kannst Du das Vertrauensverhältnis mit dem Klienten / der Klientin stabilisieren sowie auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Kostenträger sichern.


    Fülle zur Dokumentation der Kontaktaufnahme unter Notizen / Gesprächsprotokoll die Vorlage "Austausch mit dem Kostenträger während des Coachings" aus.


    Beachte im Falle einer schriftlichen Kontaktaufnahme Folgendes:


    • Datenschutzbedingt dürfen wir keine vollen Namen des Kunden / der Kundin schreiben, weder im Betreff noch in der E-Mail. Bitte verwende max. die ersten 2 Buchstaben des Nachnamens und schreibe in der Kommunikationmit dem Kostenträger immer die Kundennummer, dazu.
    • Wenn Du eine E-Mail an den persönlichen Ansprechpartner /die persönliche Ansprechpartnerin schreibst, setze bitte immer die Adresse coaching@team-schnepper.de in Kopie.
    • Kopiere die komplette E-Mail-Korrespondenz  in die Vorlage "Austausch mit dem Kostenträger während des Coachings" . Es geht darum, dass alle relevanten Infos zu dem Kunden / der Kundin an einem zentralen Ort gespeichert werden, sodass man den Verlauf des Coachings besser nachvollziehen kann.

    Zwei Wochen vor Ende des Coachings solltest Du als psychosozialer Coach spätestens erneut Kontakt zum Jobcenter oder der Arbeitsagentur aufnehmen. Besprecht Euch vorab im Coaching-Team, mit der teilnehmenden Person und mir inwieweit eine Verlängerung des Coachings sinnvoll und gewünscht ist. Dies kannst Du dann als Gesprächsgrundlage für den Dialog mit der/dem Ansprechpartner/in bei der Arbeitsagentur beziehungsweise dem Jobcenter nutzen. Dokumentiere diesen Vorgang im Bereich Notizen / Gesprächsprotokoll mit der Vorlage "Mögliche Verlängerung des Coachings".



    Beachte bitte noch eines: Wenn Du vorhast, den Sachbearbeiter / die Sachbearbeiterin anzurufen/anzuschreiben, mache das bitte im zeitlichen Rahmen des Coachings, sodass dadurch kein zeitlicher Mehraufwand für Dich entsteht.


    In Iserlohn erfolgt die Kontaktaufnahme zum Kostenträger durch Elisabeth in Absprache mit den Coachs.

  • Wann muss der Kostenträger über Fehlzeiten informiert werden?

    Erscheint die begleitete Person drei Termine unentschuldigt  (diese müssen nicht hintereinanderliegen und unentschuldigt ohne Nachweis wie z.B. eine AU) nicht zu den vereinbarten Terminen, informiert bitte kurz die zuständige Fachkraft des Jobcenters oder der Arbeitsagentur. Oft hat dies keine wirkliche Konsequenz, da den Fachkräften eine gewisse Terminuntreue beziehungsweise die bestehenden Blockaden bewusst sind, eine Kontaktaufnahme ist aber durch die Zertifizierung vorgeschrieben.


    Fülle hierfür unter Notizen / Gesprächsprotokolle die Vorlage "Information Kostenträger über eingeschränkte Terminwahrnehmung" aus.

  • Was muss bei einer Krankmeldung beachtet werden?

    Ist die teilnehmende Person im Bezug von ALG I und damit an die Agentur für Arbeit angebunden, erhält Sie keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Der Beginn und die voraussichtliche Dauer der ärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeit ist durch die teilnehmenden Person der Agentur für Arbeit sowie uns als Bildungsträger mitzuteilen. Dies gilt auch bei einer stationären Versorgung.


    Das papiergebundene Bescheinigungsverfahren bleibt bestehen bei 

    • privat krankenversicherten Teilnehmenden
    • Erkrankung eines Kindes (Kind AU)
    • Krankschreibung durch einen Arzt im Ausland
    • ärztlicher Behandlung durch einen Arzt ohne Kassenzulassung auf eigene Rechnung. 

    Beim papiergebundenen Bescheinigungsverfahren hat die teilnehmende Person die  noch in Papierform ausgestellte ärztliche Bescheinigung der Agentur für Arbeit nachzuweisen, aber auch bei uns als Bildungsträger anzuzeigen. 



    Für Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit einer Anbindung an das Jobcenter ist eine elektronische Datenübermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin nicht vorgesehen. Die Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform beim zuständigen Jobcenter bzw. uns als Bildungsträger bleibt damit weiterhin erforderlich. 


    Der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherung hat zugesichert, die Ärzte entsprechend zu informieren, dass für  alle Kundinnen und Kunden aus diesem Rechtskreis, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin kostenlos auszustellen ist. 



    Tragt die Krankheitszeit bitte unter Abwesenheiten in der Dokumentation der teilnehmenden Person im ein.


    Falls eine papiergebundene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt, lade diese als digitales Dokument (AU) im Berichtswesen hoch und sende sie im Anschluss der entsprechenden Fachkraft des Jobcenters, wenn dies nicht schon durch die teilnehmende Person geschehen ist.



  • Wann muss der Abschlussbericht fertiggestellt sein?

    Der Abschlussbericht wird durch die teilnehmende Person im letzten Termin signiert und kann dann nicht mehr verändert werden. Dies erfordert eine kontinuierliche Berichtserstellung beziehungsweise Dokumentation durch Euch. Um eine eventuell notwendige Bearbeitung zu ermöglichen und Euch diesen Prozess aber zu erleichtern, gehen wir wie folgt vor:

     

    • Der Bericht sollte durch Euch mit der begleiteten Person kontinuierlich erstellt werden. Dies betrifft vor allem die Eintragungen im Bereich Ressourcen und Ziele, aber auch zum Beispiel erreichte (Teil-)Ziele oder im Coaching respektive in der Betreuung entwickelte perspektivische Ideen für die Handlungsplanung.

     

    • Bis zwei Wochen vor Ende der Maßnahme stellt ihr bitte den Bericht fertig respektive bereitet ihn komplett vor. Bitte meldet Euch nun bei Ricarda (richter@team-schnepper.de). Eventuelle Rückfragen bei groben Lücken kann Ricarda dann in der kommenden Woche stellen.

     

    • In der letzten Woche vor Maßnahmenende bearbeitet ihr den Bericht bitte nicht mehr. In dieser Zeit passt Ricarda eventuell noch Strukturen an und erfüllt die Vorgaben der Zertifizierung (falls dies nicht eh schon durch Euch passiert ist 😉). Gibt es zum Ende des Coachings respektive der Betreuung noch relevante Veränderungen, könnt ihr diese Ricarda mitteilen, so dass sie diese einfügen kann.

    Damit hast Du dann eine Gesprächsgrundlage für das letzte Gespräch mit dem Teilnehmer /der Teilnehmerin in dieser Maßnahme.


    DENN: Der Bericht wird mit dem Teilnehmer / der Teilnehmerin besprochen und durch ihn / sie unterschrieben und das ist nur möglich, wenn Du diesen vorher schon erstellt beziehungsweise vorbereitet hast. 


    Du kannst (auf Wunsch des Teilnehmers / der Teilnehmerin) entstandene Änderungen vornehmen. Aktualisiere dann bitte auf das heutige Datum. Abschließend klickst du auf Dokument absenden. Der Bericht kann dann nicht mehr geändert werden und wird im letzten Schritt von Dir und der teilnehmenden Person unterschrieben.


    Ich weiß, einigen von Euch liegt der dokumentatorische Anteil unserer Arbeit nicht so am Herzen, aber er ist ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit. Die Berichte sind unser Aushängeschild, da sie unsere so wertvolle Arbeit in schriftlicher Form darstellen.

  • Wann sollte ich meine Rechnung einreichen?

    Bitte sende Ricarda Deine Rechnung bis zum 3. des Folgemonats. Führe hier alle von Dir durchgeführten und im Berichtswesen eingetragenen Termine auf. 



    Bitte benenne die Datei nach der folgenden Vorgabe. Dies hilft uns sehr in der Übersicht:


    Rechnung_MonatJahr_EuerName 


    • Bsp.: Rechnung_Juni2022_Schnepper

    Führe in Deiner Rechnung Deine geleisteten Einheiten nach folgendem Schema auf:



    Kundennummer / Maßnahmentyp / Einzelpreis / gesamt geleistete 

    Einheiten pro TN in diesem Monat


    • Bsp.: 315D12345 / Modulares Integrationsoaching / XX € / 4 UEs

    Bitte rechnet am Ende alle geleisteten Einheiten zusammen und gebt 

    den Gesamtbetrag an:


    • Bsp.: 40 UEs / Gesamtsumme: XXXX €

    Achte darauf den Abrechnungszeitraum anzugeben (Bsp.: im Oktober geleistete Einheiten). Falls Du noch Einheiten aus dem letzten Monat abrechnest, kennzeichne diese bitte mit dem abweichenden Abrechnungszeitraum (Bsp.: Im Vormonat/September geleistete Einheiten). Die Rechnung muss uns zwingend im PDF-Format vorliegen, da das Buchhaltungssystem keine alternativen Formate akzeptiert.


    Falls zwischen der von Dir in Rechnung gestellten Anzahl an Beratungseinheiten (UEs) und den eingetragenen UEs im Berichtswesen eine Diskrepanz vorliegt, meldet sich Ricarda bei Dir. Reagiere hier bitte innerhalb von 48 Stunden, damit Deine Abrechnung reibungsfrei ablaufen kann.



    Falls von Dir in Rechnung gestellte Termine im Berichtswesen nicht vollständig dokumentiert oder nicht unterschrieben sind, erhältst Du eine Rückmeldung von Ricarda mit der Bitte, die fehlenden Aspekte nachzuholen. Nachdem Du die Dokumentation vervollständigt hast und / oder Unterschriften eingeholt hast, schreibe mir eine kurze Mail an coaching@team-schnepper.de mit dem Betreff "Rechnungsvorgaben erfüllt". Erst nach dieser Meldung kann die Rechnung im vertraglich festgelegtem Zeitrahmen beglichen werden. 


    Als vollständige Dokumentation gilt im Resilienzcoaching:


    • Ausgewähltes Thema als übergreifendes Topic des Termins im Bereich Inhalte
    • Automatisch ausgefüllter Inhalt durch das ausgewählte Thema im Bereich Bemerkungen
    • Individuelle, ausführliche Dokumentation im Bereich Interne Bemerkungen (Seid hier gerne etwas ausführlicher, ein Satz ist oft etwas wenig - auch für bevorstehende Audits. Verfasst die Inhalte gerne gemeinsam mit der teilnehmenden Person in den letzten 5 Minuten des Termins und nutzt dies als Reflexionstool)

    Beim ganzheitlichen Betreuungscoaching beachtet ihr bitte folgende Vorgaben:


    • Eine Themenauswahl unter Inhalte ist nicht vorgesehen
    • Findet eine treffende Überschrift als Hauptthema des Termins und tragt diese unter Bemerkungen ein
    • Die umfangreiche, individuelle Dokumentation tragt ihr wie beim Resilienzcoaching im Bereich Interne Bemerkungen ein

    Bei allen Coachings sollten bei der Dokumentation einer Abwesenheit folgende Punkte dokumentiert sein:


    • Unter Bemerkungen eine kurze Überschrift wie "kurzfristige Absage des TN" oder "krankheitsbedingte Absage des TN"
    • Im Bereich der Internen Bemerkungen gebt bitte detaillierte Informationen an, damit diese Einheiten auch abrechenbar sind. Hierzu gehört der Grund und der Zeitpunkt der Absage sowie Eure Bemühungen evtl doch einen Termin durchführen zu können, die teilnehmende Person zu erreichen respektive sie behutsam auf ihre Mitwirkungspflicht hinzuweisen

  • Welche Signatur nutze ich?

    Verfasst Du im Rahmen Deines Auftrages als freiberuflicher Coach eine Email, muss Dein Auftragsverhältnis in der Signatur ersichtlich sein (z.B. wenn Du die Kontaktperson des Kostenträgers anschreibst).


    Nutze hierfür bitte folgenden Anzeigenamen: "Coachname | Team Schnepper" und folgende Signatur (diese findest Du auch unter Email-Signatur):


    CoachName

    Freiberuflicher Auftragnehmer / Coach

      

    Persönliche Nummer: ☎️ ????

     

    Im Auftrag von:


    Team Schnepper (bitte Logo einfügen)


    Integrationscoaching | Soziotherapie


    ☎️ 0177 1940850 | www.team-schnepper.de 

     

    Rheinisch-Bergischer | Oberbergischer | Märkischer Kreis 


    Zertifizierter Bildungsträger

  • Was ist bei der Verlängerung eines Coachings zu beachten?

    Wenn es durch einen neuen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein zu einem Folgecoaching kommt, müssen einige Dinge beachtet werden.


    • Bei dem Start eines neuen Coachings ist der Maßnahmevertrag durch die teilnehmende Person erneut auszufüllen. . Der psychosoziale Coach (er steht im Berichtswesen an erster Stelle) sorgt für die Unterschrift der vorbereiteten Unterlagen im Berichtswesen. 
    • Im Berichtswesen müssen erneut alle Punkte ausgefüllt werden.
    • Einige oder vielleicht auch viele Dinge werden sich schon verändert haben, modifiziere hier entsprechend. In einem weiteren Coaching erarbeitest und aktivierst Du vielleicht weitere Ressourcen mit der teilnehmenden Person. Ergänze diese.
    • Die Hemmnisse und Ziele werden dem aktuellen Stand angepasst. In einem Vorcoaching sind eventuell schon Teilziele erreicht worden oder aber neue Hemmnisse haben sich gezeigt und werden nun in einem Folgecoaching bearbeitet. Aktualisiere diesen Bereich entsprechend.
    • Am Ende des Folgecoachings erfolgt erneut die Erstellung und Besprechung des Abschlussberichts. Auch der Feedbacklink wird erneut vom Klienten oder der Klientin ausgefüllt.

  • Wie erfülle ich die Fortbildungspflicht als Coach?

    Im Rahmen der Arbeitsmarktdienstleistungen sind die durchführenden Coachs und Betreuer*innen verpflichtet, fachbezogene Fortbildungen im Umfang von mindestens 8 Unterrichtseinheiten pro Kalenderjahr nachzuweisen, um den Mindestprüfanforderungen zu entsprechen.


    Hierzu einige wichtige Aspekte:


    • Als Nachweis gilt ein Zertifikat respektive ein Weiterbildungsnachweis des Anbieters inklusive des Zeitumfangs ausreichend.
    • Auch asynchrone Weiterbildungsangebote, das heißt beispielsweise rein digitale Fortbildungen ohne direkten Dozentenkontakt, werden akzeptiert.

    Unter Schulungen findest Du einige kostentfreie Optionen für Dich.